企業経営者と社員研修責任者の皆様へ

望月義博が、カーショップ、カーディーラーの皆様に
本当にお役に立てる研修について考え発信しています。

第54回 リーダーシップについて考える
「その4 リーダーと会議」

リーダーの人達と会議に付いて話すと、

「出席しなければならない会議が多すぎる。」

「会議の時間が長すぎる。」

「会議を主催しても参加メンバーの欠席が多くて困る。」

などの愚痴が聞こえてきます。私自身も企業に勤めている時は同じ様な愚痴を言っていましたので、今回は会議に付いていろいろと考えてみました。

会議には報告会議と決定会議がありますが、報告会議はメールで済ませられる事が多くなりました。

でも、リーダーの中にはメールではなく、会議の場で目標が達成できなかった部下に反省させ、発奮させるという目的があるのだ、という人もいますが、それで部下は発奮して翌月は頑張るのでしょうか。

昔の根性論的な考えで、疑問を感じます。

報告会議のポイントは、共有したい成功事例よりも、避けたい失敗事例です。

責任を追及するのではなく、失敗の原因とその対策を共有すべきなのです。実績はメールで配信する、それだけで充分です。

リーダーが会議を主催する決定会議の場合は、参加メンバーに会議の目的と今回の議題を事前に案内し、必ず議題に関する自分の考えを纏めてから出席するように指示します。何も考えずに会議に出席し、その場で適当な事を話すような出席者をなくさなければなりません。

会議では出席者全員に発言させ、そして議論するのです。リーダーは自分が考えていた方策を最初に話し、それを押し付けているだけでは、単なる伝達会議になってしまいます。

会議では参加者に議論をさせましょう。

議論が出尽くしたところで、リーダーが意見の集約をし、集約された意見の最終検討を行い、結論を出すのです。結論を出さない会議は、単なる雑談会です。

必ず会議では結論を出しましょう。


次は会議のルール作りです。

1、会議の開催時間は厳守させましょう。

遅刻者は出席者全員の時間を奪っていることを理解させましょう。

2、会議では必ず終了時間を決めましょう。

会議時間を延長してダラダラやっても、参加者は次の予定が気になって、良い意見は出てきません。結論が出なくても終了時間を守るようにしましょう。

3、会議中はPCやスマホ(携帯)の使用を禁止にしましょう。

議事録は担当者を決めて毎回必ず作成させましょう。

4、参加者には他人の発言をすぐに否定させないようにしましょう。

他人の意見をすぐに否定する発言を放置しておくと、リーダーもその否定意見に賛成していると思われてしまいます。そして、それが重なると、どうせ否定されるなら意見を言うのは止めようと思い、発言者はいなくなってしまうのです。会議のフォローが重要です。

会議で決定したことは必ず実行させましょう。

実行して初めて問題点が発見できるのです。発見したその問題点と対策案を、次回の会議で発表させましょう。そして議論をして対策を決定し、また実行するのです。そうするとまた問題点が見つかります。目標を達成するまで会議はこの繰り返しなのです。


リーダーが会議の終わりに必ず話さなければならない事があります。

出席者の皆さん。

今日の会議で決まったことは、

1、・・・・・・
2、・・・・・・ です。

この決定事項は、

会議終了後すぐに実行してください。

議事録作成担当の○○さんは、

議事録をメールで配信して下さい。

次回の会議は、○月○日 ○曜日。

時間は〇時から〇時まで(○時間)

議題は・・・・・・・・・

場所は ○会議室

次回の議事録担当者は○○さんです。

宜しくお願い致します。

では解散、お疲れ様でした。

2016年2月18日



 


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