企業経営者と社員研修責任者の皆様へ

望月義博が、カーショップ、カーディーラーの皆様に
本当にお役に立てる研修について考え発信しています。

第140回 老いを自覚する

私は最近自信を喪失しました。軽い鬱状態のようです。

私は老いを自覚したのです。

庭の植木の手入れをしながら暑いので、何度もメガネを外して汗を拭き、水を飲んでまた作業を続けました。

ふと気が付くとメガネがありません。

どこに置いたのか、分からないのです。

あちらこちら、庭を探し回りましたが見つかりませんでした。

郵便記念切手を少し集めていました。

取り出してきて眺め、そうだ、もうこの切手は使ってしまおう。

葉書や封筒に貼って出すと、受け取った人もきっと喜ぶに違いない。

そう思ったのです。

数日後、葉書に切手を貼ろうとしたら記念切手がありません。

どこに置いたのか全く記憶がないのです。

記念切手をどこに置いたのか、思い出せないのです。

家中捜しましたが見つかりません。

泥棒が入ったのかな、警察に届けようかな、などと思ったほどです。

今迄、何か置き場所を忘れても、すぐにその場所を思い出し、全く記憶にない等という事はありませんでした。

お酒を飲みすぎて二日酔いになっても、記憶をなくした事はないのです。


若いスタッフを指導していた頃のことです。

スタッフに会議の為の資料を準備するように依頼しました。

そのスタッフが、

「はい解りました」

と言ってから、机の引き出しをかき回して、

「えーと、あの資料はどこだったかな」

と言って探していたり、パソコンの前でマウスを忙しそうに動かしながら、

「あの資料はどのホルダーだったかな」

と言いながら探すのに時間を掛けていたら、私はいきなり怒っていました。

「何をやっているんだ」

「整理整頓が悪いぞ」

「探しているこの時間がもったいないと思わないのか」

「時間の無駄遣いだ」

「会社はこの時間も給料を払っているんだぞ」

等と、今ではパワハラと言われるような発言をしていました。

私は、上司から、

「あの書類は?」

と聞かれたら、

「はい、ここに有ります。」

と即座に応えていました。

参考資料としたいあの本はどこだったかなと思ったら、自宅の本箱の何段目の、どのあたりにあるかすぐに思い出すことが出来ました。

私は若いスタッフに、

① パソコンでデータを管理する場合

重要な案件でボリュームのあるデータは、すぐに解りやすいタイトルを付けてホルダーを作る事。

それ以外のデータは、個別にフォルダーを作るとフォルダーがたくさんになり、必要なデータを探すのに時間が掛かるので、一ヶ月分のフォルダーを作り、何でもそれに入れておく事。

月末にそのフォルダーをチェックして、絶対に使わない資料、不要と思われるデータを廃棄する。

既にその個別データに関連するフォルダーを作成してあり、今回で仕事が終了しても、後から必要になるかもしれないと思われるデータはそのフォルダーに移行する。

今後も継続して使うデータだと思われるものだけを、そのフォルダーに残して置く事。

この様にしておくと、データを探す時に、あまり時間を掛けずに見つけることが出来ます。

② 書面で資料を管理する場合

重要でボリュームのある場合は、個別に題名を付けてファイルに入れておく事。

それ以外の資料は個別にファイルを作ると、数が増えてロッカーがすぐにいっぱいになり、捜す時も時間が掛かるので、タイトルを付けない大きなケースを用意し、使用した順番に手前から書類を立てて入れておく事。

奥にあった資料を引きだして使用しても、作業が終わったら手前に立てて入れる。

そして3ヶ月が経過したら、一番奥の資料からチェックして使わないと思われる資料を廃棄し、保存したい資料は、名前を付けた別のファイルケースに入れる。

この方法を実行すれば必要な書類は、常にケースの前の部分にあるから、書類を探すのも非常に簡単になります。

この様な管理方法をスタッフに指導していましたが、自分自身が置き場所を忘れ、時間の無駄使いをして探し回ったことが非常にショックでした。

最近膝が痛む時があります。

若い頃はこんな痛みはなかったのに。

リーダーの皆さん。

私のような経験はありませんか?


2019年10月4日



 


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